Toelichting hoofdfuncties
Toelichting op de functies:
​
1. Nieuw
Om een nieuwe gids te maken, klik je op de plus. Dit geldt voor alle instructietypen. Wat er vervolgens gebeurt, is afhankelijk van het gekozen type.
-
Bij een Applicatie Instructie en een Applicatie Simulatie wordt de Permento recorder gestart. Een nieuwe gids ontstaat door met de recorder stappen op te nemen van de doelapplicatie.
-
Bij een Proces Guide en een FAQ bouw je stap voor stap zelf een instructie op die je voorziet kan teksten, afbeeldingen en kunt verrijken met andere contentitems.
-
Bij een Blended Learning of een Proces Document, koppel je bestaande bestanden op het inter- of intranet zodat deze in context beschikbaar zijn.
-
Bij een Leerplan of Workflow, maak je hoofdstukken waaronder je bestaande gidsen koppelt zodat medewerkers eenvoudig een set instructies kunnen volgen. ​
2. Openen
Deze knop gebruik je bijna nooit. Als je een gids hebt gemaakt of gaat uploaden, dan wordt gevraagd het bestand op te slaan op een plaats op je lokale of netwerkschijf. Dit is een noodbestand. Mocht internet of je netwerkprofiel uitvallen voordat de gids succesvol is geupload, dan open je vanaf het noodbestand de gids. Hierdoor zijn de meest recente aanpassingen toch bewaard gebleven. Bewerk de gids zoals je gewend bent of upload deze na controle direct opnieuw.
3 Bewerken
De meest gebruikte knop is de knop Bewerken. Selecteer een gids die je wilt bewerken en klik op het pennetje. Het pennetje staat door de hele Designer voor het bewerken van gidsen en items.
4 Dupliceren
Via dupliceren maak je een kopie van de geselecteerde gids. De nieuwe gids opent op de tab Algemeen. Je kunt de nieuwe gids hier direct een nieuwe titel geven. Dit is handig indien je een gids maakt die voor een groot deel overeenkomt met een bestaande gids. Door het eenvoudig verwijderen, toevoegen en aanpassen van stappen en teksten is dit een snelle manier om een nieuwe gids te maken.
​
Ook wordt deze functie vaak gebruikt indien de eerste stap(pen) van een gids altijd hetzelfde zijn. Van deze eerste stappen wordt een template gemaakt die steeds wordt gebruikt om een nieuwe gids te maken.
5 URL (link) kopiëren
Elke gids heeft een unieke url. Supportdeskmedewerkers sturen medewerkers vaak een url zodat zij zelf de gids kunnen doorlopen. Dit gebeurt in het geval medewerkers toch de servicedesk hebben gebeld in plaats van zelf Permento te hebben geraadpleegd.
​
Url's worden in de praktijk ook gekopieerd om op een intranetpagina te worden aangeboden of elke andere plek waar een link naar de gids handig is voor de eindgebruikers.
6 Printen naar Word
Functioneel beheerders maken vaak Word documenten om handleidingen te maken. Het printen/exporteren van een Permento gids naar Word, is de snelst denkbare manier om traditionele papieren handleidingen te maken.
​
Het printen/exporteren gaat via een zelf aan te maken Word sjabloon. Permento levert een standaard template mee dat meestal wordt geplaatst op de persoonlijke schijf van de auteurs.
Locatie: Users\naam medewerker\AppData\Roaming\permento\documents\hulpkaart-tmpl.docx. Niet iedereen binnen elke organisatie kan daarbij. Informeer bij ICT indien je hier zelf geen toegang toe hebt.
​
Je selecteert eerst het template en vervolgens de locatie waar het geëxporteerde bestand opgeslagen moet worden.
7 Verwijderen
Het is niet mogelijk om zelf bestanden te verwijderen. Geef een gids de Publicatie status Verwijder. Periodiek worden alle bestanden met de status Verwijder van het systeem verwijderd.
8 Zoeken en sorteren
Aan de rechterkant van het scherm is een zoekveld zichtbaar. Typ in dit zoekveld een woord uit de titel van de gids. Druk op Enter.
​
Indien je niet de juiste gids vindt, klik dan eerst in het lege zoekveld en druk op Enter om alle gidsen weer te tonen. Daarna kun je een nieuwe zoekterm ingeven en weer op Enter drukken. Dan weet je zeker dat Permento weer in alle gidsen zoekt en niet alleen binnen het vorige zoekresultaat.
​
Het is ook mogelijk om te sorteren op titel. Klik op de pijltjes rechts van het veld Titel om oplopend of aflopend te sorteren.
​
Je kunt ook door de pagina's met gidsen lopen via de pijltjes rechts onderin het scherm.
9 E-mailen vanuit de Assistent
Er zijn 2 manieren om medewerkers de gelegenheid te geven een e-mail te sturen naar een specifiek e-mailadres, meestal een intern e-mailadres naar een supportdesk.
In de Assistent
Onderin de Assistent staan knoppen voor Feedback en Ondersteuning. In de beheersectie van de Permento Designer - onder Instellingen - kunnen hiervoor 2 verschillende e-mailadressen worden gebruikt.
Vul bij link naar ... bijv. in: mailto: support@organisatie.nl​
​Indien je deze invult, dan wordt een blanco e-mail geopend met het aangegeven e-mailadres als medewerkers op deze knoppen klikken. Hiermee kunnen zij gericht berichten sturen naar de juiste afdeling.
​
Ditzelfde emailcommando mailto: support@organisatie.nl kan ook gebruikt worden in een gids. Bijvoorbeeld via het koppelitem.